domingo, 6 de marzo de 2011


SISTEMA
Sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

CONTABILIDAD GENERAL
La Contabilidad General es el eje de la información financiera para todo su negocio. La configuración flexible del plan de cuentas, el procesamiento inteligente de transacciones y las capacidades sofisticadas de personalizar los reportes le proveen las herramientas necesarias para que usted domine sus datos financieros.

SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Está definido como un sistema de información consistente en un conjunto de cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos, lógicamente organizados e interrelacionados entre sí, los cuales mediante acción coordinada conllevan a la obtención de información contable. Este sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarán los soportes necesarios para el registro y procesamiento contable de la información.

Controla las operaciones y suministra información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligados, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el vínculo que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los propietarios de negocios que no están familiarizados con los sistemas de contabilidad son víctimas de esta práctica con una alarmante frecuencia.

CONCEPTO: Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Los procesos varían en número y complejidad, dependiendo del tipo de empresa, por lo que no es conveniente diseñar un sistema contable que englobe todos los subsistemas, de allí que se recomiende su elaboración por separado.


TIPOS DE SUBSISTEMAS

Sistema de contabilidad general
Sistema de ventas
Sistema de compras
Sistema de recursos humanos y nomina
Sistema de inversiones
Sistema de control de registro de propiedades, plantas y equipos
Sistema de cuentas por cobrar
Sistema de cuentas por pagar

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador

Pasos para implementar un sistema contable eficaz y eficiente:
· El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable.
· Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física, actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc.
· Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa.
· Verificar la aplicación de las normas legales
· Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos
· Implementar metodologías de recolección de información
· Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad económica de la empresa.
· Preparar los informes pertinentes
· Registrar las operaciones en los libros correspondientes
· Elaborar los informes financieros

La implementación de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los puntos claves en la conformación de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento evaluar su desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición financiera.

OBJETIVOS:
Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas, asientos, libros, formas y reportes para un registro correcto de las operaciones mercantiles y demás hechos contables.
Suministrar información contable adecuada a través de los estados financieros a los diferentes usuarios a los efectos de la toma de decisiones.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.

El Sistema contable puede ser:

Sistema contable financiero: Un sistema de información contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.
Sistema contable de Costos: Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.
Sistema contable Administrativo: Es básicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definición del flujo de información, el diseño del soporte de los datos y la descripción de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre las operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de la información de manera que el mismo presente un proceso de integración análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.
Sistema contable Tributario: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en términos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organización y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones.

Los Sistemas Administrativos y Contables implican además, la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los procesos de departamentalización, programación, y otros, se conviertan en Manuales de Organización y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.

FUNCIONES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
Un sistema contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable que se utilice en cualquier empresa debe cumplir con 3 funciones básicas donde intervenga la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros.

Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan.

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
1) INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un formulario de captura de datos

Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema integrado de información. Es posible encontrar problemas de integración, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta razón se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la información transferida esta completa cotejándola con los comprobantes fijos definidos.

2) VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para su respectivo control. También aquí se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas las transacciones. Se podría decir en términos de riesgo que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo todos los errores que pueden generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el momento de la validación.

3) ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualización de los datos al mayor la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

Actualización interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos.

Actualización en lote: implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros, es decir al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas

4) EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le permitirá presentar la información contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel de detalle que quiera.

Elementos que integran el sistema de contabilidad general
Un sistema contable, es un medio para recolectar, clasificar, resumir y registrar en libros dispuestos para tal fin ó registrar en sistemas automatizado con ese fin, todas las operaciones de entrada y salida financiera y presentarlas a los diferentes usuarios, por medio de los informes financieros y operativos, por ello, sus elementos están constituidos por:

· Cuentas contables y sus descripción, a esto se le llama Plan de Cuentas
· Constituido por los libros, a esto se le llama Plan de Libros
· Constituidos por los asientos contables, a esto se le llama Plan de Asientos
· Constituido por todos los Formularios que maneja la organización, a esto se le llama Plan de Forma
· Constituido por los reportes contables, a esto se le llama Plan Reporte

¿A qué llamamos una cuenta contable?
Es una representación numérica (o código) que identifica y representa los aumentos y disminuciones de un hecho económico en una organización.

¿Qué es un Plan de Cuentas?
Es el establecimiento de un listado de cuentas contables, partículares e indispensables, que permitirá registrar las transacciones en la organización, el mismo contendrá la información necesaria para la elaboración de los estados financieros, otros nombres que se le conoce al plan de cuentas son: listado de cuentas, catálogo de cuentas, códigos de cuentas o plan contable, el orden de las mismas en el libro del mayor corresponde con el orden de cuentas en el plan de cuentas.
(Ejemplo físico para la clase libro diario y mayor empresa: “Hotel Bar y Restaurant El Manchego C.A.)

Otra definición del plan de cuentas que podemos citar, es de la profesora Haydee Duque de Araujo, Universidad de los Andes, Departamento de Contabilidad y Finanzas, en su libro:”SISTEMAS CONTABLES – una metodología para su elaboración” expresa: “se puede definir el plan de cuentas como el conjunto de cuentas, que se propone utilizar la empresa para registrar sus operaciones, dispuesta de acuerdo a un orden y a una metodología establecida y el cual forma parte de su sistema de contabilidad”

En conclusión el plan de cuentas, se prepara en base a las características de las empresas y ésta tiene por objeto facilitar la contabilidad de las diferentes actividades que ejecuta la organización, con respeto a la contabilidad.

Objetivos del Plan de Cuentas
· Definir correctamente el nombre de la cuenta, naturaleza y clasificación para el correcto registro de las transacciones de la organización (Ejemplo un restaurante –físico del acta constitutiva – artículo sobre su fin económico)
· Permitir organizar las cuentas en el balance general por activo, pasivo y patrimonio, por el estado de resultado por: ingreso, costo y gasto, cuentas control, otros.
· Garantizar la correcta formulación de los estados financieros
· Como las empresas son cambiantes de acuerdo a su necesidad, permite realizar cambios necesarios, tales como la eliminación o inclusión de cuentas contables sin modificar el orden preestablecido. (ejemplo de 4101-01 ingresos por comida y bebida a 4101-01 ingreso por comida y bebida no alcohólica y 4101-02 ingresos por bebidas alcohólicas, para la determinación del pago de impuesto municipal – ejemplo del Hotel Bar Restaurant El Manchego C.A.) .

¿Para qué nos sirve el plan de cuentas?
· Como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el área contable.
· Dar a conocer al personal que elabora en el área contable la estructura del sistema de contabilidad general.
· Proporcionar una guía para el correcto registro de las transacciones a través de los asientos contables

La codificación del Plan de Cuentas
Para la codificación (asignación de un número referéncialo letra referencia), se hace necesario la asignación para una cuenta contable de ésta codificación, con la finalidad de:
· Facilitar la localización de las cuentas, registros y aportes, así como la información de manera rápida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un informe sobre los ingresos del restaurante por rublos del mes de enero 2011, o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de trabajadores que se tiene.
· Simplificar su denominación: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02 Bono nocturno, gasto, 6101-03 horas extras, otros.
· Permite una mejor visión de un conjunto de cuentas y dar orden racional a la contabilidad, ejemplo:

1. ACTIVO
1.1 ACTIVO CIRCULANTE
1.1.01 EFECTIVO EN CAJA
1.1.01-001 Caja oficina principal
1.1.01-002 Caja oficina de ventas
1.1.02 BANCOS
1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente
1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente
1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES
1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.01-001 Local Principal
1.2.01-002 Maquinaria y equipo
Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad computarizada, puesto que para cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede utilizarse códigos.

Plan de asientos
Según lo expuesto por el Lic. Marino Marcuzzi y la Lic. Laura Toro, en su trabajo “Sistematización Contable – Consideraciones Generales” año 1997, define como:” el plan de asientos de la organización va a estar integrado por el conjunto de asientos y la explicación de cada uno de ellos, para llevar a cabo el registro de las operaciones mercantiles y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización”

El Lic. Lenin Valeri, define también el plan de asientos como: “conjunto de asientos organizados atendiendo a las características de la empresa. Representa los posibles hechos contables siguiendo los PCGA, permitiendo la generación de los estados financieros”.

En vista de los anteriormente expuesto, definimos el plan de asientos el conjunto de procedimientos contables que realiza el personal específico de una organización para dejar asentados las transacciones contables mercantiles del mismo, cumpliendo con los principios establecidos en la PCGA para la emisión de estados financieros confiables y necesarios en un momento clave en la organización, con el objeto de la toma de decisiones transcendentales para el fin de la empresa.

El fin de plan de asiento es la estandarización del registro de las operaciones, el adecuado registro de las transacciones por el personal que elabora en el departamento de administración y/o contabilidad y como herramienta de entrenamiento para el nuevo personal del departamento.
El plan de asientos debe contener el método de registro de las transacciones de la organización, debe contener un ejemplo ilustrado del mismo donde se represente la forma de realizarlo, la llamada de la cuenta única a utilizar en ciertos casos, la frecuencia de la misma y el soporte contable que lo acredita.
PLAN DE LIBROS

El Plan De Libros Es Un Sistema De Registro Y Libros Que Brindar Información Ordenada, Completa, Oportuna Y Exacta, Este Plan Se Rige Por Las Normativas Legales Vigentes En Nuestro País. Recordemos Que Los Libros De Contabilidad Sin Aquellos En Los Que Se Anotan De Manera Definitiva Las Informaciones Aportadas Por Los Formularios, Con El Fin De Cumplir Con Las Obligaciones Impuestas Por La Ley.

Recomendaciones Con Respecto A Los Registros Computarizados

El Reporte Que Arroje El Sistema Computarizado Denominado Diario General Computarizado Se Convertirá En Un Libro Resumen Y A La Par Deberá Llevarse En Forma Manual El Libro Diario.
El Libro Mayor Encuadernado, Puede Ser Sustituido Por Los Reportes Que Genera El Sistema, Los Cuales Se Pueden Empastar Y Foliar, Pero Siempre Es Recomendable, Al Igual Que En El Caso Anterior, Llevar En Forma Manual Dicho Libro.

La Conservación De Los Reportes Computarizados, Al Igual Que Los Documentos Probatorios Como Comprobantes De Las Operaciones Realizadas Deberán Ceñirse A Las Normas Establecidas En El Código De Comercio.

En Toda Clase De Libros, El Rayado Y Uso De Los Mismos Estará Determinado Por El Método De Registro O Contabilización:
° Manual
° Mecanizado
° Computarizado

PLAN DE FORMAS
Un Formulario Es Una Hoja De Papel En La Cual Hay Alguna Información Impresa Y Espacios En Blanco Para La Inserción De Datos. Clark Gale Y Gray (1973).

Podemos Decir Que Los Formularios Son Los Registros Inmediatos De Los Detalles De Cada Transacción Sirviendo De Documento Probatorio O Contable Siempre Y Cuanto Estén Autorizados. Los Formularios Están Conformados Por Toda La Documentación De Índole Comercial E Interno Y Constituye Todos Los Comprobantes Expedidos Por Escrito En Los Que Se Deje Constancia De Las Operaciones Que Se Realice.

Los Formularios Sin Un Elemento Fundamental Para La Contabilización De Operaciones, Ya Que Su Misión Es Dejar Constancia De La Relación Jurídica Entre Las Partes Q Intervienen En Una Determinada Operación, También Ayudan A Demostrar La Realización De Alguna Acción Comercial.

Ejemplos De Formatos: Facturas, Formato De Solicitud De Mercancía, Solicitud De Permiso, Recibo De Ingresos, Recibo De Egreso.

PLAN DE REPORTES
Toda Su Organización Basa Sus Decisiones En La Información Financiera Emanada Por La Contabilidad, Ya Sean Empresas Públicas O Privadas, Es Por Eso Que Se Generan Los Reportes Contables; Los Cuales Son El Producto Final Del Proceso Contable, Son Elaborados De Manera Tal Que Los Usuarios De La Información Financiera Tomen Decisiones Adecuadas Y En El Momento Oportuno.

Los Reportes Se Pueden Clasificar En
· Principales
· Auxiliares

Los Reportes Contables Principales Son Aquellos Estados Financieros Demostrativos Y Resumidos Que La Legislación Nacional Exige A Cualquier Ente Público, Y Va A Constituir Un Instrumento De Control De La Gestión En Cuanto A La Percepción De Ingresos Y Ejecución De Gastos; Determinando A Través De Los Mismos La Situación Financiera Real De La Organización. Ejemplo: Balance De Comprobación, Estado De Resultado, Estado De Flujo De Efectivo, Estado De Flujo De Cuenta De Patrimonio.

Los Reportes Contables Auxiliares Son Estados Complementarios Y Están Anexos A Los Estados Financieros Permitiéndole Al Usuario, Conocer En Forma Detallada La Información Económica De La Organización En Forma Más Amplia. Ejemplo: Relación De Bancos, De Colocaciones, De Activos Exigibles, De Inversiones Financieras, De Activos Fijos, De Otros Activos, De Cuentas Por Pagar, Ingresos, Etc.

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